Política de gravação de chamadas

1. INTRODUÇÃO
Esta política aplica-se a chamadas telefónicas efetuadas e recebidas pela FISC Limited, FISC Global CY Limited ou quaisquer marcas comerciais associadas tais como TRACS™, eMaster™ ou quaisquer outras, de tempos a tempos («nós», «nos» ou «nosso») a partir da sua central telefónica.
Estabelece a base a partir da qual as gravações telefónicas são geridas e utilizadas, de acordo com os requisitos legislativos necessários e com a forma como protegemos e respeitamos a privacidade e os dados pessoais.

2. OBJETIVO DA GRAVAÇÃO DE DADOS
O sistema de gravação de chamadas telefónicas implementado é capaz de registar todas as chamadas recebidas e realizadas.
As gravações telefónicas podem ser utilizadas por vários motivos incluindo, mas não se limitando a:
Fins de formação e para investigar a conformidade com as nossas normas de qualidade.
Prestar apoio à investigação de reclamações.
Garantir a nossa conformidade com os requisitos e os procedimentos regulamentares.
Fornecer evidências a qualquer investigação, incluindo investigações regulatórias e
Fornecer evidências de uma transação comercial e para fins de verificação de factos.

3. QUE CHAMADAS SÃO GRAVADAS?
O âmbito da presente política abrange as seguintes chamadas:
Todas as chamadas recebidas por Contas FISC, Assistência FISC e Equipas de Assistência TRACS.
Todas as chamadas efetuadas por Contas FISC, Assistência FISC e Equipas de Assistência TRACS.
Todas as chamadas transferidas entre números de extensão das equipas acima mencionadas.
Todas as reuniões virtuais realizadas através de qualquer plataforma online.
Todos os clientes serão informados da gravação das chamadas, como parte de uma mensagem de boas-vindas pré-gravada, antes de ser estabelecida a ligação a um membro da equipa. Os participantes nas reuniões virtuais serão informados da gravação antes do início da reunião.
A gravação da chamada será interrompida se um interlocutor o solicitar especificamente, ou para impedir a gravação de dados pessoais sensíveis.
Pode contactar-nos por outros meios, tais como e-mail ou carta, caso não queira fazer parte de gravações.
Iremos publicar esta política no nosso site, www.fisconline.co.uk e informar a equipa sobre a política, no manual da equipa.

4. ONDE SÃO ARMAZENADAS AS CHAMADAS TELEFÓNICAS?
Os dados das chamadas telefónicas são armazenados de forma segura numa localização segura da unidade, com realização de cópias de segurança.
As chamadas telefónicas serão conservadas em segurança por um período máximo de seis (6) meses. Todas as chamadas e versões das cópias de segurança das chamadas serão eliminadas após este tempo.
O período de conservação não se aplica aos dados pessoais envolvidos em processos jurídicos.

5. QUEM TEM ACESSO ÀS INFORMAÇÕES NAS CHAMADAS GRAVADAS?
O acesso às chamadas gravadas encontra-se limitado à equipa de direção sénior. Esta inclui o presidente, o diretor de tecnologia, o diretor técnico, o diretor de gestão e o diretor da conformidade.
O acesso às chamadas gravadas só é permitido para satisfazer necessidades comerciais claramente definidas e autorizadas e todos os pedidos de acesso devem ser formalmente autorizados por um membro sénior da equipa de direção.
Todos os pedidos devem incluir um motivo válido para o pedido, a data e a hora da chamada (se conhecidas), a extensão de telefone utilizada para efetuar/receber a chamada, o número externo envolvido (se conhecido), os nomes de todos os participantes na chamada telefónica (se conhecidos) e quaisquer outras informações relativas à natureza da chamada.
Não é permitido escutar chamadas telefónicas sem um motivo específico e tal ação está sujeita a processo disciplinar.

6. POSSO SOLICITAR A CÓPIA DE UMA GRAVAÇÃO?
As chamadas telefónicas estão sujeitas a legislação e regulamentos internacionais, uma vez que podem conter dados pessoais e estão igualmente sujeitas à legislação de direitos de propriedade intelectual. A legislação aplicável de proteção e privacidade de dados do Reino Unido permite que os indivíduos cujas chamadas foram gravadas («Titular de dados») tenham acesso às informações detidas sobre os mesmos. Isto inclui chamadas telefónicas gravadas.
O direito de acesso pode ser exercido a qualquer momento e está limitado a informações usadas ou armazenadas acerca do requerente individual ou do «Titular de Dados». Iremos procurar responder a todos os pedidos com a maior brevidade possível e dentro de um mês.
Os pedidos de cópias de quaisquer conversas telefónicas gravadas devem se submetidos por escrito ao cuidado da diretora da conformidade, Jackie Crookes, para o e-mail: info@fisconline.co.uk.
Todos os pedidos relacionados com chamadas gravadas estão sujeitos a avaliação numa base caso a caso. Não obstante, o consentimento de todas as partes envolvidas nas chamadas deve ser obtido, antes de podermos considerar o acesso a qualquer chamada gravada. Mediante avaliação e aprovação prévia, iremos tomar as medidas necessárias para que a chamada possa ser escutada, numa base de caso a caso.
Pode igualmente submeter um pedido de acesso às informações pessoais ao cuidado da diretora da conformidade através de:
FISC Limited, Parkway Works, Kettlebridge Road, Sheffield S9 3BL
Caso o pedido seja proveniente de um organismo externo no âmbito da sinalização ou prevenção de um crime, por exemplo, por parte da polícia, o pedido deve ser reencaminhado para o diretor da conformidade, o qual irá tratar o pedido de acesso a uma chamada gravada de forma apropriada e imediata.
Os pedidos de cópias de chamadas gravadas como parte de processos disciplinares de membros da equipa só serão divulgados com o consentimento prévio por escrito de um diretor, ou do diretor da conformidade, em consulta com um diretor, antes de ser concedida a aprovação.

7. EXECUÇÃO
Revemos regularmente a conformidade com a nossa política de gravação de chamadas. Caso recebamos uma queixa formal por escrito, iremos contactar a pessoa que realizou a queixa e envidaremos todos os esforços para resolver a queixa diretamente com os mesmos. Iremos também cooperar com as autoridades regulatórias competentes, incluindo a autoridade de proteção de dados designada, para resolver quaisquer queixas.

8. ALTERAÇÕES A ESTA POLÍTICA
À medida que realizamos alterações à forma como levamos a cabo a nossa atividade comercial, a nossa política de gravação de chamadas poderá alterar-se, de tempos a tempos.
Reservamo-nos o direito de efetuar alterações a esta política de gravação de chamadas sem o consentimento explícito, nos casos em que alterações ao enquadramento legal que governa a gravação de chamadas exija que estas se reflitam na nossa política de gravação de chamadas.
Iremos publicar quaisquer alterações à nossa política de gravação de chamadas nesta página e manter versões anteriores desta Política em arquivo para revisão.

9. PERGUNTAS OU RECEIOS RELATIVOS À POLÍTICA DE GRAVAÇÃO DE CHAMADAS
Caso tenha quaisquer questões ou receios relacionados com a presente política de gravação de chamadas, ou se pretender apresentar uma queixa sobre algum aspeto relativo ao tema, queira contactar Jackie Crookes, diretora da conformidade, através do e-mail info@fisconline.co.uk.