Informativa sulla registrazione delle chiamate telefoniche

 

  1. INTRODUZIONE

La presente informativa si applica alle chiamate effettuate e ricevute da FISC Global CY Limited o da ogni suo marchio commerciale associato come TRACS™, eMaster™ o, di volta in volta, da qualunque altro (“noi” o “nostro”) tramite il suo sistema telefonico centralizzato.

Essa stabilisce le basi del modo in cui le registrazioni delle chiamate sono gestite e utilizzate ai sensi dei necessari requisiti di legge e del modo in cui proteggiamo e rispettiamo la privacy e i dati personali degli utenti.

 

  1. SCOPO DELLA REGISTRAZIONE DELLE CHIAMATE

Il sistema di registrazione delle chiamate telefoniche in funzione è in grado di registrare tutte le chiamate in entrata e in uscita.

Le registrazioni delle chiamate possono essere utilizzate per varie ragioni, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

Per scopi di formazione o per verificare il rispetto dei nostri standard di qualità.

Per coadiuvare verifiche relative a reclami.

Per garantire la nostra ottemperanza ai requisiti e alle procedure di legge.

Per fornire prove in seno ad indagini, incluse indagini legali; e

Per fornire prova di transazioni commerciali e a scopo di verifica di eventi.

 

  1. QUALI CHIAMATE SONO REGISTRATE?

Lo scopo della presente informativa si estende alle seguenti tipologie di chiamata:

Tutte le chiamate in entrata verso FISC Amministrazione, FISC Assistenza, FISC Staff di assistenza.

Tutte le chiamate in uscita da FISC Amministrazione, FISC Assistenza, FISC Staff di assistenza.

Tutte le chiamate trasferite tra i numeri di interno dei sopra detti Staff operativi.

Tutte le riunioni online effettuate a mezzo di piattaforme online.

Tutti i clienti saranno avvertiti della registrazione delle chiamate all’interno del messaggio pre-registrato di benvenuto, prima che la chiamata sia inoltrata a un membro dello Staff. I partecipanti delle riunioni online saranno avvertiti prima dell’inizio della riunione stessa nel caso in cui essa sia registrata.

La registrazione della chiamata sarà interrotta qualora il chiamante lo richieda espressamente, o al fine di evitare la registrazione di dati personali sensibili.

Qualora preferiate che la vostra chiamata non sia registrata, è possibile mettersi in contatto con noi tramite altri canali, come vie email o lettera cartacea.

La presente Informativa sarà pubblicata anche sul nostro sito web, www.fisconline.co.uk, e notificata allo staff nel nostro Manuale dello Staff.

 

  1. DOVE SONO CONSERVATE LE REGISTRAZIONI DELLE CHIAMATE?

I dati delle chiamate telefoniche sono archiviati in sicurezza in un supporto di memoria sicuro con relativa copia.

Le registrazioni delle chiamate saranno conservate al sicuro per un periodo non superiore ai sei (6) mesi. Tutte le chiamate e le loro versioni di copia saranno cancellate allo scadere di tale periodo.

Tale periodo di tempo non si applica ai dati personali coinvolti in procedimenti legali.

 

  1. CHI PUÒ ACCEDERE ALLE INFORMAZIONI CONTENUTE NELLE REGISTRAZIONI DELLE CHIAMATE?

L’accesso alle registrazioni delle chiamate è riservato ai soli Responsabili Senior. Ciò include il Presidente, il Responsabile tecnico, il Direttore tecnico, l’Amministratore delegato e il Responsabile della conformità.

L’accesso alle registrazioni delle chiamate è consentito esclusivamente al fine di soddisfare una necessità commerciale chiaramente definita e autorizzata. Tutte le richieste di accesso devono essere formalmente autorizzate da un membro dello staff dei Responsabili Senior.

Tutte le richieste devono includere una valida ragione, la data e l’orario della chiamata (se noto), l’interno telefonico usato per effettuare/ricevere la chiamata, il numero esterno coinvolto (se noto), i nomi di tutti i partecipanti alla chiamata (laddove noti) e qualunque altra informazione relativa alla natura della chiamata.

La consultazione delle registrazioni delle chiamate senza valida ragione non è consentita e sarà soggetta a provvedimenti disciplinari.

 

  1. È POSSIBILE RICHIEDERE UNA COPIA DELLE REGISTRAZIONI?

Le registrazioni delle chiamate sono soggette alla legislazione e alla normativa internazionale, dato che possono contenere dati personali e sono soggette alle leggi sui diretti di proprietà intellettuale.  La legislazione applicabile inglese relativa alla protezione e alla privacy dei dati consente agli individui le cui chiamate siano state registrate (il “Soggetto dei dati”) di accedere alle informazioni conservate che li riguardano.  Ciò include le chiamate telefoniche registrate.

Il diritto di accesso può essere esercitato in qualsiasi momento ed è limitato alle informazioni utilizzate o conservate riguardanti il singolo richiedente o “Soggetto dei dati”. Ci impegniamo a rispondere a tutte le richieste nel più breve tempo possibile e non oltre un mese.

Le richieste di copie di qualunque conversazione telefonica registrata devono essere inviate per iscritto all’attenzione del Responsabile della conformità, Jackie Crookes, a info@fisconline.co.uk.

Tutte le richieste che implicano registrazioni di chiamate sono soggette a valutazione individuale. In ogni caso, prima di prendere in considerazione la vostra richiesta di accesso a una registrazione, deve essere appurato il consenso di tutte le parti coinvolte nelle chiamate. Fatta salva la valutazione e l’approvazione, provvederemo alle necessarie disposizioni per l’accesso alla chiamata caso per caso.

È inoltre possibile fare richiesta di accesso alle informazioni personali indirizzandola al Responsabile della conformità presso:

FISC Limited, Parkway Works, Kettlebridge Road, Sheffield S9 3BL

In caso di richiesta da parte di un ente esterno in relazione all’individuazione e prevenzione di un’attività illegale, come nel caso della polizia, la richiesta deve essere inoltrata al Responsabile della conformità che la prenderà prontamente e adeguatamente in esame per l’accesso alla registrazione.

Richieste di copie di registrazioni delle chiamate in quanto elementi di provvedimenti disciplinari riguardanti lo staff saranno rilasciate esclusivamente con il consenso scritto del Direttore, o del Responsabile della conformità, il quale consulterà il Direttore prima di fornire approvazione.

 

  1. APPLICAZIONE

Controlliamo con regolarità la conformità alla nostra Informativa sulla registrazione delle chiamate. Nel caso di ricevimento di un reclamo formale scritto, contatteremo la persona che lo ha presentato e faremo tutto ciò che è possibile per risolvere il problema direttamente con l’interessato.  Collaboreremo inoltre con le pertinenti autorità legali, incluso il garante designato alla protezione dei dati, al fine di dare soluzione al reclamo presentato.

 

  1. MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA

Così come possiamo modificare il modo in cui gestiamo la nostra attività, allo stesso modo la nostra Informativa sulla registrazione delle chiamate può subire modifiche.

Ci riserviamo il diritto di apportare modifiche alla presente Informativa sulla registrazione delle chiamate senza esplicito consenso, laddove le modifiche dei codici legislativi che regolano le registrazioni di chiamate ci impongano di riflettere tali cambiamenti anche nella nostra informativa.

Pubblicheremo sulla presente pagina qualunque modifica apportata alla nostra Informativa sulla registrazione delle chiamate, conservando in archivio le versioni precedenti per eventuali verifiche.

 

  1. DOMANDE O DUBBI RELATIVI ALL’INFORMATIVA SULLA REGISTRAZIONE DELLE CHIAMATE

Nel caso in cui abbiate domande o dubbi relativi alla presente Informativa sulla registrazione delle chiamate o qualora vogliate inoltrare un reclamo a essa relativo, vi preghiamo di contattare Jackie Crookes, responsabile della conformità a info@fisconline.co.uk.