Política de grabación de llamadas

    1. Introducción

    Esta política se aplica a las llamadas telefónicas realizadas y recibidas por FISC Limited, FISC Global CY Limited o cualquier marca comercial asociada como TRACS™, eMaster™ o cualquier otra de vez en cuando («nosotros», «nos» o «nuestro») desde su sistema telefónico central.

    Establece la base de cómo se gestionan y utilizan las grabaciones de llamadas de acuerdo con los requisitos legislativos necesarios y cómo protegemos y respetamos la privacidad y los datos personales.

    1. PROPÓSITO DE LA GRABACIÓN DE LLAMADAS

    El sistema de grabación de llamadas telefónicas en funcionamiento puede grabar todas las llamadas entrantes y salientes.

    Las grabaciones de llamadas se pueden utilizar por varias razones, incluyendo, pero no limitado a:

    Con fines de formación e investigar el cumplimiento de nuestros estándares de calidad.

    Apoyar la investigación de denuncias.

    Para garantizar que cumplimos con los requisitos y procedimientos reglamentarios.

    Proporcionar pruebas para cualquier investigación, incluidas las investigaciones reglamentarias; y

    Para proporcionar evidencia de una transacción comercial y para fines de verificación de hechos.

    1. ¿QUÉ LLAMADAS SE GRABAN?

    El alcance de esta Política se extiende a las siguientes convocatorias:

    Todas las llamadas entrantes a las cuentas FISC, soporte FISC y equipos de soporte TRACS.

    Todas las llamadas salientes realizadas por las cuentas fisc, soporte fisc y equipos de soporte TRACS.

    Todas las llamadas transferidas entre los números de extensión de los equipos mencionados anteriormente.

    Todas las reuniones virtuales realizadas a través de cualquier plataforma virtual.

    Se informará a todos los clientes de que las llamadas se registren como parte de un mensaje de bienvenida pregrabado antes de que se establezca una conexión con un miembro del equipo. Los asistentes a las reuniones virtuales recibirán una notificación antes de que se inicie la reunión si la reunión se está grabando.

    La grabación de llamadas se detendrá si la persona que llama solicita específicamente esto, o para evitar el registro de datos personales confidenciales.

    Puede ponerse en contacto con nosotros por otros medios, como por correo electrónico o carta, si no desea que se le registre.

    También publicaremos esta Política en nuestro sitio web, www.fisconline.co.uk,y notificaremos al personal de la Política en nuestro Manual del Personal.

    1. ¿DÓNDE SE ALMACENAN LAS GRABACIONES DE LLAMADAS?

    Los datos de grabación de llamadas se almacenan de forma segura en una ubicación de unidad segura de la que se realiza una copia de seguridad.

    Las grabaciones de llamadas se conservarán de forma segura durante no más de seis (6) meses. Todas las llamadas y versiones de copia de seguridad de las llamadas se eliminarán después de este tiempo.

    Este período de retención no se aplica a los datos personales involucrados en procedimientos legales.

    1. ¿QUIÉN ACCEDE A LA INFORMACIÓN DE GRABACIÓN DE LLAMADAS?

    El acceso a las grabaciones de llamadas está restringido al equipo directivo superior. Esto incluye al Presidente, Jefe Director Técnico, Director Técnico, Director General y Jefe de Cumplimiento Normativo.

    El acceso a las grabaciones de llamadas solo se permite para satisfacer una necesidad empresarial claramente definida y autorizada, y todos los motivos de las solicitudes de acceso deben ser autorizados formalmente por un miembro del equipo directivo superior.

    Todas las solicitudes deben incluir el motivo válido de la solicitud, la fecha y hora de la llamada (si se conoce), la extensión telefónica utilizada para hacer /recibir la llamada, el número externo involucrado (si se conoce), los nombres de todas las partes en la llamada telefónica (donde se conoce) y cualquier otra información sobre la naturaleza de la llamada.

    La navegación de las grabaciones de llamadas sin motivo válido no está permitida y estará sujeta al Procedimiento Disciplinario.

    1. ¿PUEDO SOLICITAR UNA COPIA DE UNA GRABACIÓN?

    Las grabaciones de llamadas están sujetas a la legislación y regulación internacional, ya que pueden contener datos personales y están sujetas a las leyes de derechos de propiedad intelectual.  La legislación aplicable de protección de datos y privacidad de datos del Reino Unido permite a las personas cuyas llamadas se han registrado (el «Interesado») acceder a la información que se tiene sobre ellas.  Esto incluye las llamadas telefónicas grabadas.

    El derecho de acceso se puede ejercer en cualquier momento y se limita a la información utilizada o almacenada sobre el solicitante individual o «Interesado». Nos esforzaremos por responder a todas las solicitudes lo antes posible y en el plazo de un mes.

    Las solicitudes de copias de cualquier conversación telefónica grabada deben enviarse por escrito para la atención de la Jefa de Cumplimiento Normativo, Jackie Crookes, en info@fisconline.co.uk.

    Todas las solicitudes que involucran grabaciones de llamadas están sujetas a evaluación caso por caso. En todos los casos, el consentimiento de todas las partes involucradas en las llamadas debe estar asegurado antes de que podamos considerar el acceso a cualquier grabación de llamadas. Sujeto a la evaluación y la aprobación de la liberación, haremos los arreglos necesarios para que se acceda a la llamada caso por caso.

    También puede enviar una solicitud de acceso a la información personal para la atención del Administrador de Cumplimiento Normativo en:

    FISC Limited, Parkway Works, Kettlebridge Road, Sheffield S9 3BL

    En el caso de una solicitud de un organismo externo en relación con la detección o prevención de delitos, por ejemplo, la policía, la solicitud debe enviarse al Administrador de Cumplimiento Normativo, que procesará la solicitud de acceso a una grabación de llamadas de manera adecuada e inmediata.

    Las solicitudes de copias de las grabaciones de llamadas como parte de los procesos disciplinarios del personal solo se publicarán con el acuerdo por escrito de un Director, la Jefa de Cumplimiento Normativo que consultará con un Director antes de que se otorgue la aprobación.

    1. Aplicación

    Revisamos regularmente el cumplimiento de nuestra Política de grabación de llamadas. En el caso de que recibamos una queja formal por escrito, nos comunicaremos con la persona que hizo la queja y haremos todos los esfuerzos para resolver la queja directamente con ellos.  También trabajaremos con las autoridades reguladoras correspondientes, incluida la autoridad de protección de datos designada, para resolver cualquier queja.

    1. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA

    A medida que podemos hacer cambios en la forma en que operamos nuestro negocio, nuestra Política de grabación de llamadas puede cambiar de vez en cuando.

    Nos reservamos el derecho de realizar cambios en esta Política de grabación de llamadas sin consentimiento explícito cuando los cambios en el marco legislativo que rige la grabación de llamadas requieran que los reflejemos en nuestra Política de grabación de llamadas.

    Publicaremos cualquier cambio en nuestra Política de grabación de llamadas en esta página y conservaremos las versiones anteriores de esta Política en un archivo para su revisión.

    1. PREGUNTAS O INQUIETUDES CON RESPECTO A LA POLÍTICA DE GRABACIÓN DE LLAMADAS

    Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre esta Política de grabación de llamadas, o si desea registrar una queja sobre cualquier cosa relacionada con ella, comuníquese con Jackie Crookes, Jefa de Cumplimiento Normativo a info@fisconline.co.uk.