Richtlinie zur Anrufaufzeichnung

  1. EINLEITUNG

Diese Richtlinie gilt für Telefonanrufe, die von FISC Limited, FISC Global CY Limited oder zugehörigen Handelsmarken wie TRACS™, eMaster™ oder anderen von Zeit zu Zeit („wir“, „uns“ oder „unser“) von ihrer zentralen Telefonanlage aus getätigt und angenommen werden.

Sie bildet die Grundlage dafür, wie Anrufaufzeichnungen in Übereinstimmung mit den notwendigen gesetzlichen Anforderungen verwaltet und genutzt werden und wie wir die Privatsphäre und personenbezogene Daten schützen und respektieren.

 

  1. ZWECK DER ANRUFAUFZEICHNUNG

Das verwendete System zur Anrufaufzeichnung kann alle ein- und ausgehenden Gespräche aufzeichnen.

Anrufaufzeichnungen können aus verschiedenen Gründen erfolgen, unter anderem

zu Schulungszwecken und zur Überprüfung der Einhaltung unserer Qualitätsstandards,

zur Unterstützung bei der Beschwerdeprüfung,

zur Sicherstellung, dass wir die gesetzlichen Anforderungen und Verfahren einhalten,

zur Bereitstellung von Beweisen für Untersuchungen, einschließlich behördlicher Untersuchungen, und

zum Nachweis eines Geschäftsvorfalls und zur Überprüfung von Fakten.

 

  1. WELCHE ANRUFE WERDEN AUFGEZEICHNET?

Der Umfang dieser Richtlinie erstreckt sich auf die folgenden Anrufe:

Alle eingehenden Anrufe an die Bilanz- und Supportteams von FISC sowie die Supportteams von TRACS.

Alle ausgehenden Anrufe der Bilanz- und Supportteams von FISC sowie der Supportteams von TRACS.

Alle Anrufe, die zwischen den Durchwahlen der oben genannten Teams vermittelt werden.

Alle Online-Meetings, die über eine beliebige Online-Plattform abgehalten werden.

Alle Kunden werden als Teil einer vorab aufgezeichneten Begrüßungsnachricht darauf hingewiesen, dass Anrufe aufgezeichnet werden, bevor eine Verbindung zu einem Teammitglied hergestellt wird. Teilnehmer von Online-Meetings werden vor Beginn des Meetings benachrichtigt, wenn das Meeting aufgezeichnet wird.

Die Anrufaufzeichnung wird eingestellt, wenn der Anrufer dies ausdrücklich verlangt oder um die Aufzeichnung sensibler personenbezogener Daten zu verhindern.

Sie können uns auf andere Weise kontaktieren, z. B. per E-Mail oder Brief, wenn Sie nicht aufgezeichnet werden möchten.

Wir werden diese Richtlinie auch auf unserer Website www.fisconline.co.uk veröffentlichen und unser Personal in unserem Mitarbeiterhandbuch über die Richtlinie informieren.

 

  1. WO WERDEN ANRUFAUFZEICHNUNGEN GESPEICHERT?

Die Daten der Anrufaufzeichnung werden sicher auf einem geschützten Laufwerk gespeichert, von dem ein Backup erstellt wird.

Anrufaufzeichnungen werden nicht länger als sechs (6) Monate sicher aufbewahrt. Alle Anrufe und Backup-Versionen von Anrufen werden nach dieser Zeit gelöscht.

Diese Aufbewahrungsfrist gilt nicht für personenbezogene Daten, die in Gerichtsverfahren involviert sind.

 

  1. WER GREIFT AUF DIE INFORMATIONEN DER ANRUFAUFZEICHNUNG ZU?

Der Zugriff auf Anrufaufzeichnungen ist auf das leitende Management-Team beschränkt. Dazu gehören der Vorsitz, der Chief Technical Officer, der Technical Director, der Managing Director und der Compliance Manager.

Der Zugriff auf Anrufaufzeichnungen ist nur erlaubt, um einen klar definierten und autorisierten Geschäftsbedarf zu erfüllen, und alle Gründe für Zugriffsanfragen müssen formell von einem Mitglied des leitenden Management-Teams genehmigt werden.

Alle Anfragen müssen den triftigen Grund für die Anfrage, das Datum und die Uhrzeit des Anrufs (falls bekannt), die zum Tätigen/Empfangen des Anrufs verwendete Telefondurchwahl, die beteiligte externe Nummer (falls bekannt), die Namen aller Teilnehmer des Telefonats (falls bekannt) und alle anderen Informationen über die Art des Anrufs enthalten.

Gesprächsaufzeichnungen ohne triftigen Grund zu durchsuchen ist nicht gestattet und wird im Rahmen des Disziplinarverfahrens geahndet.

 

  1. KANN ICH EINE KOPIE EINER AUFZEICHNUNG ANFORDERN?

Anrufaufzeichnungen unterliegen der internationalen Gesetzgebung und Regulierung, da sie personenbezogene Daten enthalten können und den Gesetzen zum Schutz des geistigen Eigentums unterliegen.  Die geltende britische Datenschutzgesetzgebung ermöglicht es Personen, deren Anrufe aufgezeichnet wurden (die „betroffene Partei“), auf die über sie gespeicherten Informationen zuzugreifen.  Dazu gehören auch aufgezeichnete Telefongespräche.

Das Auskunftsrecht kann jederzeit ausgeübt werden und ist auf Informationen beschränkt, die über den einzelnen Antragsteller oder die „betroffene Partei“ verwendet oder gespeichert werden. Wir werden uns bemühen, alle Anfragen so schnell wie möglich und innerhalb eines Monats zu beantworten.

Anträge auf Kopien von aufgezeichneten Telefongesprächen müssen schriftlich zu Händen des Compliance Managers, Jackie Crookes, unter info@fisconline.co.uk eingereicht werden.

Alle Anfragen, die Anrufaufzeichnungen betreffen, werden von Fall zu Fall geprüft. In jedem Fall muss die Zustimmung aller an den Gesprächen beteiligten Parteien eingeholt werden, bevor wir den Zugriff auf Gesprächsaufzeichnungen in Betracht ziehen können. Abhängig von der Beurteilung und der Genehmigung der Freigabe werden wir von Fall zu Fall die notwendigen Vorkehrungen für den Zugriff auf den Anruf treffen.

Sie können auch einen Antrag auf Zugang zu personenbezogenen Daten zu Händen des Compliance Managers stellen unter:

FISC Limited, Parkway Works, Kettlebridge Road, Sheffield S9 3BL

Im Falle einer Anfrage einer externen Stelle im Zusammenhang mit der Aufdeckung oder Verhinderung von Straftaten, z. B. der Polizei, muss die Anfrage an den Compliance Manager weitergeleitet werden, der die Anfrage auf Zugang zu einer Anrufaufzeichnung angemessen und unverzüglich bearbeitet.

Anfragen nach Kopien von Anrufaufzeichnungen im Rahmen von Disziplinarverfahren für Mitarbeiter werden nur mit schriftlicher Zustimmung eines Mitglieds der Geschäftsleitung oder des Compliance Managers freigegeben, der sich mit einem Mitglieds der Geschäftsleitung berät, bevor die Genehmigung erteilt wird.

 

  1. DURCHSETZUNG

Wir überprüfen die Einhaltung unserer Richtlinie zur Anrufaufzeichnung regelmäßig. Falls wir eine offizielle schriftliche Beschwerde erhalten, werden wir uns mit der Person, die die Beschwerde eingereicht hat, in Verbindung setzen und alle Anstrengungen unternehmen, um die Beschwerde direkt mit ihr zu lösen.  Wir werden auch mit den entsprechenden Aufsichtsbehörden, einschließlich der zuständigen Datenschutzbehörde, zusammenarbeiten, um alle Beschwerden zu klären.

 

  1. ÄNDERUNGEN DIESER RICHTLINIE

Da wir möglicherweise Änderungen an der Art und Weise vornehmen, wie wir unser Unternehmen führen, kann sich unsere Richtlinie zur Anrufaufzeichnung von Zeit zu Zeit ändern.

Wir behalten uns das Recht vor, Änderungen an dieser Richtlinie zur Anrufaufzeichnung ohne ausdrückliche Zustimmung vorzunehmen, wenn Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Aufzeichnung von Gesprächen es erforderlich machen, diese in unserer Richtlinie zur Anrufaufzeichnung zu berücksichtigen.

Wir werden alle Änderungen an unserer Richtlinie zur Anrufaufzeichnung auf dieser Seite veröffentlichen und frühere Versionen dieser Richtlinie in einem Archiv zur Überprüfung aufbewahren.

 

  1. FRAGEN ODER BEDENKEN BEZÜGLICH DER RICHTLINIE ZUR ANRUFAUFZEICHNUNG

Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Richtlinie zur Anrufaufzeichnung haben oder eine Beschwerde in Bezug auf diese Richtlinie einreichen möchten, wenden Sie sich bitte an Jackie Crookes, Compliance Manager, unter info@fisconline.co.uk.